CASO DE ÉXITO
Automatización inteligente para la gestión de facturas: Reducción del IVA y optimización de recursos
Solución
Automatización Robótica de Procesos
Cliente
Oportunidad
Reducción de errores y optimización en la gestión de facturas
La cadena de casinos y hoteles Enjoy en Chile emite hasta 4.000 facturas mensuales (DTE - Documentos Tributarios Electrónicos), especialmente en períodos de alta demanda. Este proceso, al ser manual, generaba errores involuntarios y desacuerdos comerciales que podían derivar en costos innecesarios por pago de IVA en documentos erróneos.
El Servicio de Impuestos Internos (SII) establece plazos tributarios estrictos para corregir estos errores. Si las facturas no se ajustaban dentro de estos plazos, la empresa debía asumir el pago del IVA de todas ellas, incluyendo aquellas con inconsistencias.
Solución
Automatización Robótica de Procesos (RPA) para minimizar errores y optimizar la gestión
La gestión manual de estos problemas requería 4 horas diarias de trabajo, un uso ineficiente de los recursos. Se desarrolló un sistema basado en Automatización Robótica de Procesos (RPA) que permite:
Monitoreo y seguimiento en tiempo real de las facturas emitidas.
Detección automática de documentos rechazados o con errores, como inconsistencias en montos, fechas o nombres.
Integración con SAP para validar pagos pendientes y optimizar la provisión de IVA.
Priorización inteligente según criterios como monto, área de negocio y período de emisión.
Esta solución automatizada permitió una reducción del tiempo y errores en la gestión documental, asegurando un control preciso sobre la provisión de IVA y optimizando el uso de los recursos internos.
El objetivo fue disminuir la cantidad de tiempo utilizado para realizar el proceso de gestión de documentos, reducir la cantidad de errores en el proceso y aumentar la eficiencia.
Proceso
Desarrollo iterativo en 6 meses
El desafío inicial fue definir, en conjunto con el cliente, la correcta estructuración de los procesos y criterios para validar las provisiones mensuales de IVA.
El desarrollo e implementación se llevó a cabo en 6 meses, a través de:
Levantamiento de requerimientos y definición del flujo de validación con el equipo del cliente.
Construcción de modelos automatizados para la identificación y priorización de facturas erróneas.
Monitoreo continuo del RPA, ajustando parámetros según necesidades operativas.
Capacitación interna y acompañamiento en la ejecución del proceso automatizado.
Este enfoque permitió adaptar la solución a las necesidades específicas del cliente y garantizar un impacto tangible en la optimización del proceso.
Resultados
Reducción del IVA acumulado anual en un 56% en solo 6 meses, alcanzando la meta antes de lo previsto.
Automatización de un proceso que antes requería 4 horas diarias, permitiendo que el equipo se enfoque en tareas estratégicas.
Mayor control y visibilidad sobre el estado de los DTE y las provisiones de IVA.
Optimización del uso de recursos, priorizando esfuerzos en la minimización de costos tributarios.
Con esta solución, la empresa logró una gestión más eficiente, precisa y automatizada, asegurando mayor control sobre sus costos y reduciendo significativamente la carga operativa del equipo.
